Toda empresa possui documentos de seus fatos
patrimoniais e é fato de que toda a empresa precisa de um contador! Esse profissional
cumpre uma função muito
importante na regularidade
das empresas com as informações disponíveis!
A maior
parte das informações que o governo recebe de seu negócio, é transmitido pelo
Escritório Contábil. Você imagina o que acontece quando é enviado uma
informação errada para o o Governo? Fiscalização e penalidades.
Isso acaba sendo pior
em tempos atuais com SPEDs, cruzamentos e mais obrigações inteligentes sendo
criadas pelo Fisco. Por isso é tão importante entregar boas informações para o
seu escritório.
Se entram boas
informações as chances de que a saída seja boa é maior. Vamos falar mais sobre
esse tema neste artigo! Continue acompanhando.
1. Por que devo entregar documentos ao Contador?
Um escritório contábil
é parte fundamental para manter uma empresa regular. Por esse profissional
passa a maior parte das obrigações
legais de uma empresa.
O Contador é
responsável, entre outras questões, por:
- Calcular
os Impostos: O Contador
é o profissional que entende e calcula guias de impostos e possui
conhecimento para realizar o planejamento e enquadramento tributário.
- Entregar
as informações acessórias ao Governo: O Contador também elabora com as informações da
empresa, a apuração, a escrituração e a entrega de obrigações acessórias
para o Governo.
- Elabora
a Folha de Pagamento:
Muitos escritórios de contabilidade elaboram e processam a Folha de
Pagamento, uma informação muito sensível para manter o clima em sua
empresa.
- Por fim, e
não por isso menos importante, Elabora
os Livros e Relatórios contábeis, livros obrigatórios de
acordo com o Código Civil e que gera enormes benefícios para as empresas.
Indico a leitura do
artigo “Rotinas e obrigações de uma
empresa: O que você precisa saber para não se perder e fazer seu negócio dar
certo” para entender os desafios de um contador.
Agora,
com tantas atribuições importantes para sua empresa, você recusaria, mesmo
assim, não entregar documentos para o seu profissional?
2. Quais são as principais obrigações de um Contador com
documentos?
O Governo nos últimos
anos transformou as obrigações acessórias das empresas, através do projeto
Sped, exigindo muito mais informações, e principalmente consistência nelas.
Essa rede de informações das empresas se cruzam para criar uma verdadeira rede
de prevenção à sonegação fiscal.
Assim, mesmo um
pequeno deslize, pode gerar fiscalização, diligências de fiscais e transtornos.
Por isso é preciso ficar atento as obrigações. As principais são:
a- Área Fiscal
O volume aqui é
elevado, no Simples Nacional temos a apuração de impostos e a DEFIS anual. Em
algumas empresas é ainda necessário entregar, DIRF, DCTF e Sped Contábil, ECD,
este último quando há investidores anjo.
As informações de
Substituição Tributária também podem fazer com que a empresa do Simples
Nacional tenha que entregar uma série de GIAS-ST para os Estados onde possuem
clientes.
Nos outros
enquadramento tributários, as obrigações se elevam. Pois tem as diversas
apurações de impostos, os SPEDs, Fiscal ICMS/IPI, o Contribuições, PIS/COFINS,
o Reinf, a Escrituração Contábil Fiscal, DCTF, DIRF e outros.
As principais
obrigações na área contábil estão relacionadas aos livros e relatórios da área.
Aqui o SPED também atingiu os empresários com o ECD (Escrituração Contábil
Digital) e o ECF (Escrituração Contábil e Fiscal).
A exigência de boas
informações ano
após ano exige cada vez mais informações em tempo real.
c- Área Trabalhista
Mesmo sem pensar na
realidade do e-Social por hora, são diversas as obrigações, como GFIPs, RAIS,
CAGED e a própria folha de pagamento.
A sensibilidade é alta
aqui, pois um problema durante um processo de desligamento pode gerar um grande
passivo
trabalhista.
d- Mudanças que impactarão os próximos anos
Além das obrigações
tradicionais, a mudança é constante com a melhoria e ampliação gradativa de
informações. As novidades que irão impactar nos próximos anos, serão:
i- e-Social
Depois de uma série de
adiamentos, 2018 será marcado pelo início do e-Social que integrará informações
do MTE, Caixa, Previdência, INSS e Receita Federal.
ii- Sped EFD-Reinf
Essa obrigação é um
complemento ao e-Social e entrará em vigor em Maio. Seu objetivo será
transmitir as informações das Retenções na Fonte.
Esse sempre foi um
“calcanhar de aquiles” pois sempre fica uma nota fiscal perdida pela empresa.
Além de criar essa obrigação que cruzará informações do tomador e do prestador,
sua exigência em prazo no mês foi antecipada.
iii- Alterações do Simples Nacional
Houve também uma série
de mudanças no Simples Nacional em 2018, como mudanças na forma de cálculo, a
introdução de informação de folha na apuração (fator r) e mudança de atividades
em anexo.
Foi aprovada também a
integração entre órgãos para a fiscalização. Para saber mais sobre essas
mudanças, acesse esse artigo.
iv – Ampliação da utilização do código CEST e NFE 4.0
Na área da
Substituição Tributária, o Governo também vem ampliando a base de informação.
Neste ano será ampliada a exigência a exigência do CEST.
Outra mudança que
atinge o empreendedor é a mudança da versão da NFE para a 4.0.
v- Introdução da Obrigação de Transação realizada em
Espécie.
As informações
financeiras sempre foram bem monitoradas com obrigações, como o e-Financeira e
o Decred. Mas faltava informações sobre transações em espécie.
Faltava pois não falta
mais, agora temos a DME que atinge pessoas físicas e
jurídicas.
Todas essas mudanças
ampliam em muito a capacidade de fiscalização dos governos, as responsabilidade
dos contadores em entregar as obrigações e a dos empresários em enviar
documentos de suas operações.
3. Como o empresário
pode ajudar?
Fazer todas essas
obrigações não é fácil, mas se torna mais
difícil se há
falha na informação ou se ela é incompleta.
Aqui, vale bastante a
parceria!
O empresário deve
garantir o acesso a todas as informações ao contador, com documentos em bom
estado, hábeis e organizados. Boas entradas de informações vão garantir boas
saídas.
Três ações podem
ajudar e muito o contador:
1. Manter um controle
financeiro eficiente de entradas e saídas – Organizar as finanças
da empresa é papel do empresário. Isso ajudará nas decisões empresariais e
poderá orientar o contador para o registro contábil. Saiba como fazer um fluxo de caixa neste artigo.
2. Emitir todas as notas
fiscais de venda de produtos e serviços – Essa é uma obrigação
que consta em Lei e nem sempre é observada. A omissão de receitas é um dos grandes
motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de
obrigações.
3. Separar as finanças da
Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se
confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada.
Quando começa a confusão patrimonial entre PJ e PF, o prejuízo de
informações é grande.
4. Quais documentos precisam ser enviados?
Todos
os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial
na empresa.
Sejam eles
comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos
judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas
descontadas.
Para facilitar, vamos
separar em alguns grupos.
a- Movimento Trabalhista
Neste grupo, são
importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho,
assalariado ou não na empresa.
- Guias
de Impostos ou Contribuições:
INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
- Recibos
de pagamento: Salários,
Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos
de Funcionários
- Movimentos
e recibos de autônomos e Cooperados.
Esses documentos vão
suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade.
Poderão servir também
para a análise das obrigações acessórias.
b- Movimento Fiscal
Esse é um dos mais
importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do
mês.
Aqui é necessária
alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em
algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.
Assim como são os
casos de retenção de impostos e de substituição tributária.
Saiba o que levantar
no movimento fiscal:
- Todas
as notas fiscais: De
entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de
transporte e compra de bens.
- Notas
Fiscais de concessionárias
como de Telefonia e de Energia Elétrica.
- Arquivos
Eletrônicos: como
arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e
XML’s das notas fiscais.
- Comprovantes
de pagamentos dos impostos:
como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.
A análise de retenções
é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão
importante ter as informações quase que imediatas.
Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço
não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será
obrigatória a retenção.
Outro exemplo são os
impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo
e emissão correta da guia a pagar.
c- Movimento Contábil
No movimento contábil
temos todos os outros documentos financeiros.
Eles não podem estar
ligados a parte fiscal ou trabalhista.
São eles:
- Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição
de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
- Recibos
e Contratos: de
Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
- Comprovantes
diversos: de despesas e de receitas;
- Arquivos
eletrônicos: como
extratos em ofx e controle de caixa.
No movimento contábil,
temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante
entrega-lo nos documentos mensais.
Por último é
importante mencionar o controle
de Estoque
da empresa e o Livro Inventárioao final do período.
Essas duas informações
são essenciais para a apuração do Custo
da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os
demonstrativos financeiros.
Além disso, o Livro
Inventário é uma obrigação
legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.
Se você não tiver o
controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite
orientações de como entregar as informações a ele.
Conclusão
O contador cumpre um
importante papel para as empresas, mas para isso é necessário informações e
documentos. As obrigações e sua complexidade se elevaram nos últimos anos
exigindo ainda mais de ambas as partes. A entrega de documentos passa a ser
essencial nas áreas Fiscal, Contábil, Trabalhista e Estoques.
Para uma boa organização é necessário cumprir boas práticas pela
empresa, como realizar um controle de caixa, emitir todas as notas fiscais e
ainda não misturar as contas PJ e PF. Do lado da Contabilidade é preciso
ajuda-lo para manter uma relação de ganha-ganha.
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